Aprender cómo redactar un correo electrónico es fundamental no solo para el mundo laboral, sino como una función básica y de comunicación dentro de internet. Sabemos que puede ser un poco tedioso utilizar un lenguaje formal para enviar correos electrónicos, pero no estás sólo. Aquí conocerás la diferencia entre un correo formal e informal, además de connotaciones de tono, lenguaje y vocabulario.
¿Qué es un correo electrónico formal?
Los correos formales son utilizados en instancias consideradas como “serias”, una de ellas siendo el ámbito laboral, estos correos son enviados generalmente a desconocidos, a personas en distintos rangos en la empresa, etc. Aunque también son enviados a jefes, profesores clientes potenciales o activos. Si trabajas en un entorno formal es recomendable que utilices este lenguaje, a menos que se te indique lo contrario, puedes preguntar por características específicas dependiendo de la empresa en la que te encuentres.
¿Cómo diferenciar un correo formal de uno informal?
Un correo informal está generalmente dirigido a personas cercanas a ti, es decir, que conoces bien; como los familiares y amigos. En este tipo de correos no tienes que preocuparte por el lenguaje y redacción, ni siquiera la ortografía, a diferencia del correo formal. Además, los correos informales carecen de estructura, lo cual es muy importante a tomar en cuenta dentro de un correo formal como el saludo, introducción, cuerpo del texto y despedida con firma. Es mejor que evites el uso de abreviaturas, contracciones, jerga, emoticonos y terminología informal. Por último, en un correo informal no utilizarás oraciones completas o una gramática muy cuidada, algo que sí debes cuidar en un email formal.
¿Cómo redactar un correo electrónico formal?
Los correos informales son simples y no tan tardados de redactar, al contrario de un correo formal, a menos que conozcas su sintaxis y estructura. Echemos un vistazo a los elementos principales sobre cómo redactar un correo electrónico formal:
- Línea de asunto: Esta debe de ser concisa y atractiva, además de informativa. Si el correo fuera comercial, deberías centrarte en otros aspectos, como en resaltar el beneficio que el lector obtendrá si abre el correo.
- Saludo: Esta es la segunda impresión que obtiene el lector, por ello no es menos importante. Debes tener en cuenta este aspecto para que tu texto no se vea descuidado, un ejemplo práctico y perfecto para saludar a un cliente es por medio de la palabra “Estimado…” seguido del nombre del contacto.
- Introducción: Este es un aspecto básico en el envió de correos, tanto formales como informales. Sin embargo, la introducción siempre es importante en todo tipo de correos, debido a que aquí se presenta el punto de lo que vas a transmitir. Esto se aplica a todo tipo de comunicaciones: acciones de relaciones públicas, correos para conseguir colaboraciones de link building y todo lo que te puedas plantear cuando intentas conectar con una persona que no conoces. En el único caso en que no es necesaria una introducción es cuando conoces al destinatario.
- Cuerpo: Aquí es donde se desarrolla la idea completa de tu mensaje y describes más a fondo lo que buscas. Sin embargo, como se trata de un correo electrónico, tiene que mantener su redacción clara y concisa, esto es porque las personas en realidad no tienen mucho tiempo para leer correos, la persuasión debe lograrse en pocas palabras.
- Cierre: Este es importante porque la despedida debe dejar un buen sabor de boca, además de invitar a la acción en caso de que se requiera. Un cierre también puede recordarle al lector quién eres una vez más, esta vez de una forma más rápida. Para ello es importante dejar tu información de contacto, el puesto en el que te encuentras y una firma. No olvides agregar tu nombre completo en la despedida si es que se trata de un correo formal.
Estructuración y formato de un correo formal
Para saber cómo redactar un correo electrónico no solo debes de conocer los elementos anteriormente mencionados, sino que también debes prestar atención a otros detalles que a simple vista podrán parecer irrelevantes, pero en realidad no lo són. Uno de ellos es la elección de fuentes a utilizar; hay que ser cuidadosos con el tipo de letra que usamos en los correos formales. La epítome de esta idea es la utilización de Comic Sans, la fuente menos ideal para el formato formal.
Además, existen fuentes que pueden no ser compatibles con algunas plataformas de correo, lo cuál hará tu texto ilegible y eso no es bueno. Tampoco uses muchas fuentes, ya que puedes llegar a confundir al usuario.
Antes de enviarlo
Una vez que hayas redactado y dado forma a tu correo formal, tu mensaje está casi listo. Pero antes de darle al botón de Enviar, revisa todo el texto con atención.
- Errores de ortografía
- Errores en el nombre del destinatario
- Errores tipográficos
- Errores gramaticales
Recuerda, un correo descuidado causa una mala impresión. Un consejo más: presta atención a la dirección desde la que envías el correo. No lo vayas a enviar desde tu correo asignado con caracteres cómicos o sin sentido, o tu correo de la universidad en caso de ser estudiante. ¡Mucho menos el de tus padres!
Plantillas en el uso de correos formales
Una forma de agregar un plus sobre cómo redactar un correo electrónico es gracias al uso de plantillas profesionales, estas agregan valor de diseño a tu texto. Hay muchos servicios donde puedes descargar correos formales. Benchmark es una excelente opción para que descargues tu plantilla y puedas redactar tu correo rápidamente y sin dudar de la estructura.
Si la información sobre cómo redactar un correo electrónico te ha sido de apoyo y utilidad, esperamos puedas compartir la página con tus amigos y familiares, de igual forma te invitamos a visitar nuestro canal de Youtube, donde podrás encontrarnos como Imagine Studio 360.
Recuerda que en caso de que te haya gustado este artículo te invitamos a suscribirte en nuestro boletín para estar al tanto de los cursos gratis en línea y artículos que compartimos en este sitio, recuerda visitar nuestra página de diseño y marketing para ver más opciones de contenido disponibles.
